A maior parte das entregas continua a fazer-se por anexo ou por um link para um disco partilhado. Exporta, envia, e o ficheiro fica num sítio sobre o qual não tem visibilidade nenhuma, dentro de uma empresa cuja rotatividade de pessoal, parceiros de agência e discos internos desconhece por completo.
Para a entrega final, é esse o acordo. É nas fases anteriores que o hábito lhe custa alguma coisa, porque um cliente que está a avaliar três opções não precisa de ter três ficheiros em mãos.
Ajuste o acesso à fase do trabalho
Na revisão e aprovação, o cliente precisa de ver e de dar notas. Convide-o para o registo e deixe a descarga desativada, que é como começa. Vê a obra; não recebe uma cópia para fazer circular.
Na fase de definição do trabalho, antes de haver algo assinado, precisa de saber que a obra existe e que é sua. A página pública do registo prova isso sem expor a obra de todo.
Na entrega final recebe o ficheiro, porque é isso que está a pagar. Ative a descarga para essa pessoa, ou envie-o diretamente se o fluxo de trabalho o exigir.
O padrão que dá problemas é usar o acesso de entrega final em todas as fases, de modo que um cliente que analisou três conceitos acaba com os três em mãos, incluindo os dois que ninguém comprou.
Como funcionam de facto os convites
Pode convidar um utilizador Dacr existente, uma organização ou qualquer endereço de e-mail. Quem é convidado por e-mail tem de criar uma conta Dacr antes de poder ver o que quer que seja, o que importa antes de prometer a um cliente uma espreitadela de dois minutos.
A descarga começa desativada para todos os visualizadores e é imposta do lado do servidor, pelo que um visualizador convidado não consegue mesmo obter o ficheiro enquanto não o permitir. Num convite por e-mail nem sequer pode definir isso enquanto a pessoa não aceitar, por isso a sequência é convidar, esperar pela aceitação e só depois ativar a descarga, se ela for necessária.
O que pode retirar e o que não pode
Um convite pode ser revogado. O acesso termina de imediato. A pessoa deixa de poder ver ou descarregar a obra, ao passo que o registo em si permanece inalterado e os seus atributos públicos continuam verificáveis.
A página pública é outra coisa, e vale a pena não confundir as duas. É o endereço do próprio registo e não algo que gera para cada destinatário, pelo que não pode ser revogada e qualquer pessoa a quem a envie a pode reencaminhar. Isso está bem para aquilo a que se destina, provar a titularidade, e está errado para tudo o que quisesse poder recuperar.
Os ficheiros que enviou por e-mail estão onde quer que tenham chegado. Essa diferença conta nas situações que ninguém planeia: o gestor de conta sai, a agência perde o cliente, a relação acaba mal.
O registo deve existir antes do envio
Um registo feito antes da entrega documenta a obra tal como saiu das suas mãos. Se mais tarde surgir uma dúvida sobre o que foi entregue, ou aparecer uma variante que não produziu, existe uma versão fixa com que comparar.
Registar depois também cria um registo. Cria um registo com data posterior ao momento em que a obra já estava nas mãos de outra pessoa, o que é mais difícil de explicar do que parece.
Decida uma vez
Tome a decisão sobre o acesso no momento do registo e não no momento do envio. Com a privacidade por omissão definida e um padrão de entrega assente em convites, a coisa fica resolvida de antemão em vez de ficar para as seis da tarde com um cliente à espera.
