A maior parte das entregas ainda acontece por anexo ou por um link para um drive compartilhado. Você exporta, envia, e o arquivo passa a estar em um lugar que você não enxerga, dentro de uma empresa cuja rotatividade de pessoal, agências parceiras e discos internos você desconhece por completo.
Para a entrega final, é assim mesmo. É nas etapas anteriores que esse hábito custa alguma coisa, porque um cliente avaliando três opções não precisa ficar com três arquivos.
Ajuste o acesso à etapa
Na revisão e na aprovação, o cliente precisa olhar e dar retorno. Convide-o para o registro e deixe o download desativado, que é como ele já começa. O cliente vê a obra; não recebe uma cópia para circular.
Na definição do escopo, antes de qualquer assinatura, ele precisa saber que a obra existe e é sua. A página pública do registro prova isso sem expor a obra em nada.
Na entrega final, ele recebe o arquivo, porque é por isso que está pagando. Ative o download para essa pessoa ou envie o arquivo diretamente, se o fluxo de trabalho exigir.
O padrão que dá problema é usar o acesso de entrega final em todas as etapas: assim, um cliente que avaliou três conceitos acaba com os três nas mãos, incluindo os dois que ninguém comprou.
Como os convites funcionam de verdade
Você pode convidar um usuário Dacr já existente, uma organização ou qualquer endereço de e-mail. Quem é convidado por e-mail precisa criar uma conta Dacr antes de conseguir ver qualquer coisa, o que faz diferença antes de você prometer ao cliente uma olhada de dois minutos.
O download começa desativado para todo visualizador e é controlado no servidor, então quem foi convidado realmente não consegue baixar o arquivo enquanto você não permitir. No convite por e-mail, não dá nem para configurar isso antes de a pessoa aceitar, então a sequência é convidar, esperar o aceite e então liberar o download, se ela precisar.
O que dá para retomar e o que não dá
Um convite pode ser revogado. O acesso termina imediatamente. A pessoa não consegue mais ver nem baixar a obra, enquanto o registro em si permanece inalterado e seus atributos públicos continuam verificáveis.
A página pública é outra coisa, e vale não confundir as duas. Ela é o endereço do próprio registro, e não algo que você gera para cada destinatário, então não pode ser revogada e qualquer pessoa a quem você a envie pode repassá-la. Isso é ótimo para o que ela serve, provar a titularidade, e péssimo para qualquer coisa que você queira de volta.
Arquivos que você mandou por e-mail estão onde quer que tenham chegado. Essa diferença importa nas situações que ninguém planeja: o gerente de contas sai, a agência perde o cliente, a relação termina mal.
O registro deve existir antes do envio
Um registro feito antes da entrega documenta a obra como ela saiu de você. Se depois surgir uma dúvida sobre o que foi entregue, ou aparecer uma variação que você não produziu, existe uma versão fixa para comparar.
Registrar depois ainda cria um registro. Só que cria um registro datado de quando a obra já estava nas mãos de outra pessoa, o que é mais difícil de explicar do que parece.
Decida uma vez só
Tome a decisão sobre acesso no momento do registro, e não na hora de enviar. Com a privacidade padrão definida e um fluxo de entrega baseado em convites, a questão fica resolvida de antemão, em vez de às seis da tarde com um cliente esperando.
