La mayoría de las entregas todavía ocurre por archivo adjunto o por un enlace a una unidad compartida. Exportas, envías, y el archivo queda en algún lugar sobre el que no tienes visibilidad, dentro de una empresa cuya rotación de personal, socios de agencia y discos internos desconoces por completo.
Para la entrega final ese es el arreglo. Es en las etapas anteriores donde la costumbre te cuesta algo, porque un cliente que revisa tres opciones no necesita tener en sus manos tres archivos.
Ajusta el acceso a la etapa
En revisión y aprobación necesitan mirar y dar comentarios. Invítalos al registro y deja la descarga desactivada, que es como empieza. Ven la obra; no reciben una copia para hacer circular.
En la etapa de definición del alcance, antes de firmar nada, necesitan saber que la obra existe y que es tuya. La página pública del registro lo demuestra sin exponer la obra en absoluto.
En la entrega final reciben el archivo, porque eso es lo que están pagando. Activa la descarga para esa persona, o envíalo directamente si el flujo de trabajo lo exige.
El patrón que causa problemas es usar el acceso de entrega final en todas las etapas, de modo que un cliente que revisó tres conceptos termina con los tres en su poder, incluidos los dos que nadie compró.
Cómo funcionan realmente las invitaciones
Puedes invitar a un usuario existente de Dacr, a una organización o a cualquier dirección de correo. Quien recibe la invitación por correo tiene que crear una cuenta de Dacr antes de poder ver nada, lo que importa antes de prometerle a un cliente un vistazo de dos minutos.
La descarga viene desactivada para todo espectador y se aplica del lado del servidor, así que un espectador invitado realmente no puede sacar el archivo hasta que tú lo permitas. En el caso de una invitación por correo no puedes configurarlo hasta que la acepten, así que la secuencia es invitar, esperar la aceptación y luego habilitar la descarga si la necesitan.
Qué puedes recuperar y qué no
Una invitación se puede retirar. El acceso termina de inmediato. La persona ya no puede ver ni descargar la obra, mientras que el asiento del registro en sí no cambia y sus atributos públicos siguen siendo verificables.
La página pública es distinta, y vale la pena no confundir las dos cosas. Es la dirección propia del registro y no algo que generas para cada destinatario, así que no se puede revocar y cualquiera a quien se la envíes puede reenviarla. Eso está bien para lo que sirve, demostrar la titularidad, y está mal para cualquier cosa que quisieras poder recuperar.
Los archivos que enviaste por correo están dondequiera que hayan llegado. Esa diferencia importa en las situaciones que nadie planea: el ejecutivo de cuenta se va, la agencia pierde la cuenta, la relación termina mal.
El registro debería existir antes del envío
Un registro hecho antes de la entrega deja constancia de la obra tal como salió de tus manos. Si más tarde surge una pregunta sobre qué se entregó, o aparece una variante que tú no produjiste, hay una versión fija contra la cual comparar.
Registrar después también crea un asiento. Crea uno con fecha posterior a que la obra ya estuviera en manos de otra persona, que es algo más difícil de explicar de lo que suena.
Decídelo una sola vez
Toma la decisión de acceso al registrar y no en el momento de enviar. Con la privacidad predeterminada configurada y un patrón de entrega basado en invitaciones, queda resuelto de antemano y no a las seis de la tarde con un cliente esperando.
